Utmaning

Girl Scouts of Japan är en nationell organisation som består av 47 lokala styrelser och ungefär 40 000 medlemmar. Organisationen är medlem i World Association of Girl Guides and Girl Scouts, som är världens största frivilligrörelse för flickor och unga kvinnor. Flickscouterna stöttar och stärker flickor och unga kvinnor med informell utbildning så att de kan nå sin fulla potential.

Girl Scouts of Japan är en nationell organisation och har haft problem med kommunikationen mellan medlemmar. Det ingår många grupper och medlemmar i olika åldrar i organisationen och de behövde ett effektivt och säkert affärssystem för att se till att alla grupper arbetade på samma sätt och skyddade personuppgifter om minderåriga medlemmar. Som paraplyorganisation för lokala styrelser hade de filer med personuppgifter om flickor och unga kvinnor i varje kår och råd, samt om de vuxna som var ledare. Eftersom kårerna finns över hela landet är det viktigt att kunna övervaka och utvärdera aktiviteternas effekt. Kårledare och lokala styrelser rapporterar närvaro, hur ofta de har evenemang och andra viktiga värden till Girl Scouts of Japan för att se till att organisationen är så effektiv som möjligt. Eftersom resurserna är begränsade behövde de en lösning som kunde införas enkelt i de olika lokala råden i hela landet.

Berättelse

Flickscouternas anda är att testa nya saker utan rädsla, och Girl Scouts of Japan har integrerat produkterna i Google för ideella organisationer för att förbättra effektiviteten i sina många lokala styrelser och grupper. De började med att använda Google Workspace för att samordna verksamheten i alla de lokala styrelserna. Genom att bädda in formulär på sin webbplats kan de tillhandahålla e-utbildning via Google Formulär för medlemmar i flickscouterna. E-utbildningsprogrammet ger fler medlemmar möjlighet att lära sig mer om flickscouterna och hur de ska utveckla sitt ledarskap. Flickscouternas program har funnits i över hundra år, men Girl Scouts of Japan har moderniserat sitt arbete med test i Google Formulär som hjälper flickor och unga kvinnor att öka sin kunskap och sina färdigheter samtidigt som de kan ta märken hos lokala styrelser runt om i landet.

Personalen på Girl Scouts of Japan har olika mycket teknisk kunskap. Produkter som Google Formulär och Google Kalkylark gör att de enkelt kan dela information och få datasammanfattningar utan att mata in något manuellt. Eftersom de är en paraplyorganisation för lokala styrelser kan de med hjälp av Google Workspace se till att dokument bara delas med de användare som ska ha åtkomst i varje lokal avdelning. Det stärker integriteten. Eftersom filer nu kan delas mellan lokala styrelser kan varje kår dela med sig av sina bästa tips, teambuilding och andra aktiviteter som förbättrar arbetet. Med Gmail har deras tidigare problem med skräppost, skadliga program och andra säkerhetsrisker minskats tack vare Googles integritetsinställningar. Genom att skapa Google Sites-webbplatser har lokala styrelser och medlemmar fått tillgång till relevant information som utbildningar och handböcker för scoutledare. Det blir därmed möjligt att göra uppdateringar och sprida information i realtid som kan delas snabbt mellan de lokala styrelserna och medlemmarna som stöttas av Girl Scouts of Japan.

Det är inte bara intern administration som har förbättrats med hjälp av produkterna i Google för ideella organisationer. Girl Scouts of Japan har också börjat använda Google för ideella organisationer för att nå ut och kommunicera externt. Med AdGrants och YouTube bygger de aktivt upp en onlinenärvaro för att få nya medlemmar och dela med sig av sitt fantastiska arbete och sina evenemang på olika platser. Deras videor på YouTube hjälper dem att visa vilket arbete de gör för att stärka flickor och unga kvinnor med teambuilding, sång och sommarläger.

I syfte att dela information och öka antalet besökare på sina evenemang använder de Google Maps så att det blir lättare för icke-medlemmar som är intresserade av flickscouterna att enkelt hitta evenemang i hela Japan. De använder också Google Maps API som är tillgängliga via programmet Earth Outreach för att visa en översiktlig vy över hur de kan påverka befintliga och potentiella medlemmar. Genom att kombinera Google Maps API och YouTube skapade de en virtuell rundtur av fem flickscoutskårer runt om i världen. Det uppmuntrar till ett globalt perspektiv och får medlemmarna att känna sig som en del av en större gemenskap.

Verktygen i Google för ideella organisationer bidrar inte bara till att effektivisera och organisera Girl Scouts of Japans program, utan också att visualisera deras viktiga arbete för att uppmuntra och stärka flickor och unga kvinnor.

Rumiko Meguro, GSJ:s huvudkontor, teamet för PR och insamlingar

Effekt

En stor nationell organisation måste kunna utöka sin verksamhet för att lyckas. I deras e-utbildningsprogram, vars innehåll avgörs via ett formulär i Google Formulär, har 7 000 medlemmar kunnat utbildas i allt från kunskap om flickscouterna till livskunskap. Ur ekonomisk synvinkel har Google Workspace gett bättre säkerhetssystem som enkelt kan implementeras på flera platser.

Google Workspace har markant förbättrat verksamhetens effektivitet. Tidigare använde bara vissa av medarbetarna Googles produkter och Google Workspace hade inte installerats i hela organisationen ännu. Därför var de tvungna att hantera flera e-postkonton vilket var en potentiell säkerhetsrisk. När hela organisationen hade migrerats till Google Workspace hade varje person bara ett konto för all verksamhet som går att komma åt varifrån som helst. På så vis försvinner inte någon medarbetares dokument om personen slutar. Med Google Workspace kan organisationen hantera sina användare själva och snabbt göra uppdateringar för all personal i den stora organisationen snabbt och effektivt. Tidigare behövde en medarbetare med ansvar för organisationens informations- och kommunikationssystem begära kontoändringar från en extern leverantör via ett kalkylark, till exempel när nya medlemmar skulle läggas till eller gamla konton tas bort. Tack vare att de nu kan göra sådant själva behöver de inte lägga lika mycket tid på att administrera organisationen utan kan fokusera på arbetet att nå fler flickor och unga kvinnor och fortsätta arbetet med programmet.

Verktygen i Google för ideella organisationer gav också organisationen och dess arbete för flickors och unga kvinnors utveckling bättre synlighet. Tidigare stod alla evenemang i en lång lista på en webbplats där besökarna var tvungna att klicka. Med Google Maps kunde de bädda in en karta på webbplatsen och uppdatera den med evenemang i realtid. Varje evenemang är färgkodat efter månad eller tema (som Flickscouternas dag) för att hjälpa människor som är intresserade av flickscouterna att hitta lokala evenemang att ta del av. Genom att integrera evenemangen på Google Maps och visualisera deras plats har de ökat deltagandet med över 18 000 visningar av evenemangsinformationen. Potentiella medlemmar behöver inte längre söka efter närmaste möte, utan kan enkelt öppna kartan och hitta ett tillfälle att ta kontakt.

För att Girl Scouts of Japan ska lyckas måste de dela det viktiga arbete de gör och visualisera hur de påverkar flickor och unga kvinnor. Ad Grants har förbättrat deras onlinenärvaro. De har nu över 3 000 besökare på sin webbplats varje månad – en ökning med 500 % på bara två månader. För globala kampanjer som Stop the Violence skapade de annonser som uppmuntrade till jämlikhet mellan könen och skydd mot våld för att öka medvetenheten och medieutrymmet för kampanjen i Japan. På samma sätt innehåller deras YouTube-kanal en spellista där flickscouter spelar Kurt Schneiders I’ll Think of You som en gruppaktivitet. Många lokala styrelser och grupper har också lagt upp en video. Hittills 43 bidrag. De används som exempel på vad flickscouterna gör, samt leder potentiella nya medlemmar till webbplatsen via kort och annoteringar. Vissa videor har fler än 20 000 visningar och YouTube har blivit ett viktigt sätt att visa arbetet för att stötta och stärka flickor och unga kvinnor.

Girl Scouts of Japan har dussintals program, från ett program om självkänsla som de utvecklat tillsammans med WAGGGS och DOVE, till en Stop the Violence-kampanj för att minska våldet mot kvinnor och olika läger och evenemang runt om i landet. Verktygen i Google för ideella organisationer bidrar inte bara till att effektivisera och organisera Girl Scouts of Japans program, utan också att visualisera deras viktiga arbete för att uppmuntra och stärka flickor och unga kvinnor.